Огляд нового функціоналу ЕДО для користувачів програми M.E.Doc та вебсервісу СОТА
Електронний документообіг стрімко набирає популярності, зростає кількість клієнтів, а також функціональні можливості програм для ЕДО. Тож, пропонуємо розглянути детальніше весь актуальний функціонал, який вже доступний для користувачів програми M.E.Doc та вебсервісу СОТА. Автоматична відправка документа за заданим клієнтом маршрутом узгодження Уявімо, що клієнт хоче, щоб документ підписував один менеджер, потім другий і згодом третій. Після підписання першим менеджером, документ переходить автоматично до другого та чекає на його підпис, аби перейти до наступного пункту вказаного шляху. Зараз потрібен окремий менеджер, що контролюватиме весь процес. Тепер клієнту доступна автоматизація цього процесу, а сервіс може самостійно проводити операцію з автоматичної відправки. Механізмом, який дозволяє оптимізувати роботу з документами для середнього та великого бізнесу стали вебсервіс СОТА та програма M.E.Doc. Візування – надає додаткові можливості у роботі з документами для середнього та великого бізнесу. Функція для документів, які за бізнес-процесом потребують погодження без підписання КЕП, щоб бухгалтер бачив дозвіл на проведення документа та розпочинав його опрацювання. Функція анулювання Функціонал, який давно очікували клієнти та який спростить роботу з партнерами. Створення документа про ануляцію із подальшим відправленням контрагенту. Якщо клієнт підписав документ, а потім помітив, що документ некоректний — йому необхідно вручну створити документ, ввести реквізити,підписати його. Підписаний електронний документ не може зникнути як паперовий, він вже є у клієнта та контрагента у програмі. Функція анулювання дозволяє в один клік анулювати документ та автоматично створити документ ануляції із збереженими реквізитами та повторно надіслати його контрагенту. Універсальний документ Реалізація Універсального документа забезпечила можливість обміну клієнтам, які створюють свої документи у форматах pdf, word, exel тощо. Це дозволило спростити роботу з ЕДО малому та середньому бізнесу, який більше не потребує додаткових доопрацювань систем чи створення документів вручну в СОТА та M.E.Doc. Як показує статистика у 2021 році Універльний документ займав 0,3% від всіх відправлених документів. У 2022 році — це вже 2% документів, тобто кожен 50-й документ. Станом на 01.05 2023 – 3%. Нові клієнти все частіше використовують універсальний документ, що показує статистика його використання. CadesXLong — довготривале зберігання документів Збільшення терміну зберігання первинних документів до 5 років ще гостріше поставило питання місця для їхнього зберігання. Враховуючи факт військових дій — зберігання документів у паперовому вигляді не надійне та потребує великих витрат, особливо у випадку переміщення чи евакуації. З 2022 року програмні продукти підтримують формат довгострокового зберігання ASIC-E встановлений державою. З 2023 року – CadesXLong – формат довгострокового зберігання первинних документів з гарантованою його валідацією та додатковим контролем на етапі підписання документів. Розробники продовжують працювати над створенням нових функцій та покращенням тих, що вже є, щоб кожен клієнт мав змогу використовувати можливості ЕДО на повну потужність та максимально автоматизувати усі бізнес-процеси.